Ofimática en la nube
Hay tres aplicaciones que son necesarias en cualquier ordenador. No tanto porque todas las personas que lo utilicen vayan a usarlas sino porque en algún momento nos hará falta al menos una de las tres.
Rara es la persona que no tenga que editar un documento de texto de vez en cuando, o que no necesite organizar información con sus cálculos asociados en una hoja de cálculo. Por último aunque no todo el mundo necesita hacer presentaciones una aplicación que nos permita editarlas nunca está de más.
Desde hace unos años cada vez son más raras las aplicaciones ofimáticas que sólo ofrecen uno de estos productos. Los tiempos de Lotus 1-2-3 o de Wordperfect han culminado en soluciones completas en las que se ofrecen estas y otras aplicaciones. Además compartir información entre documentos, hojas de cálculo y presentaciones es parte integral de la arquitectura de las mismas.
Hoy nos vamos a centrar en la solución de Google, ya que en su Google Drive nos permite almacenar éstos y otro tipo de documentos. Hace tan sólo unos meses Google renovaba estas tres aplicaciones que en castellano se llaman Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
La principal novedad de esta solución es que se ofrece como Software como servicio (SaaS o Software as a Service en inglés). Esto significa que no tenemos que preocuparnos de comprar o instalar estas aplicaciones en nuestro ordenador, ni de actualizarlas. Con sólo entrar en nuestras cuentas de Google y acceder a nuestro almacenamiento personal en la nube podremos trabajar con nuestra información desde nuestro navegador.
Posiblemente los usuarios más avanzados encuentren limitaciones en la gestión de estilos o secciones en los documentos o que las tablas dinámicas y filtros en las hojas de cálculo no tienen toda la potencia de sus respectivas versiones de escritorio. Sin embargo para la mayoría de los usuarios esta tecnología está lo suficientemente avanzada como para ofrecer prestaciones más que aceptables.
Todo aquel que no se encuentre con alguna limitación propia de la especificidad de su trabajo podrá disfrutar de varias ventajas respecto a la manera de trabajar a la que estamos acostumbrados. Requiere una adaptación pero tenemos mucho que ganar en el intento.
Esta son algunas de las citadas ventajas:
- Trabaja colaborativamente con libertad
De lejos la mejor ventaja es que nos permite trabajar a la vez entre varios usuarios manteniendo la integridad y las versiones de todos los datos introducido en los documentos. Trabajar a la vez va mucho más allá de sincronizar ficheros: varias personas pueden editar simultáneamente el mismo documento con total independencia y trazabilidad. - Obtén toda la potencia de búsqueda de Google
A nadie impresiona a estas alturas la velocidad y potencia de las funciones de búsqueda de Google. Lo que sí que resulta impresionante es observar esta funcionalidad indexando nuestros propios documentos. Esto posibilita el dejar de lado la necesidad de organizar los documentos ya que podemos confiar en que los encontraremos rápidamente desde nuestra caja de búsqueda - Se acabaron los archivos corruptos
Con este sistema evitamos el problema que muchas veces hemos tenido con archivos que no se abren o se corrompen con un bloqueo del ordenador. Nuestros datos se guardan cada pocos segundos en nuestro almacenamiento donde permanecen. - No tenemos que ir por el mundo con llaves USB
Las llaves se pierden, se rompen con el uso y si nos las olvidamos tenemos un problema. En la nube toda esta problemática desaparece. - .doc .docx .rtf .odt… ¡qué más nos da!
¿Cuántas veces nos hemos encontrado conque un fichero no se abre en otro ordenador por tener instalado un sistema ofimático diferente al nuestro? Un sistema on-line se hace cargo de todo esto. Importa una gran cantidad de formatos y a partir de ahí ya no tenemos que preocuparnos de grabarlo. - Comparte el documento final en vez de enviarlo
Las posibilidades de compartir un documento tras haberlo finalizado se multiplican y ya no dependemos de mandar pesados correos electrónicos con ficheros adjuntos. El receptor del documento podrá visualizarlo directamente en la nube o descargarlo a su gusto - Exporta a PDF o Word sin ningún problema
Si en algún momento necesitamos volver a trabajar en un paquete ofimático tradicional o hacer un PDF no tenemos más que descargar el documento y todo volverá a ser como antes - Haz Público tu trabajo
Si lo queremos publicar podemos hacer el documento público e indexable y de esta manera permitir que sea accesible vía cualquier navegador - Trabaja desde cualquier lugar con acceso a Internet
Podemos continuar el trabajo desde casa como si estaríamos en la oficina. De hecho cualquier ordenador que tenga un navegador moderno nos permitirá acceder a todos nuestros documentos - Accede mientras estás de viaje, desde cualquier dispositivo
Nuestro teléfono, nuestra tablet, nuestro portátil, un ordenador público… Siempre tendremos la información a mano. Es importante mencionar que los dispositivos móviles e incluso los navegadores tienen sus propias aplicaciones que podemos gestionar para tener una mejor experiencia - Es el futuro
Incluso Microsoft, la empresa que lleva décadas dominando el mercado de sobremesa está dando respuesta a esta revolución con su producto OneDrive . Es difícil predecir el futuro de la tecnología pero ésta tiene todos los boletos de seguir incrementando su uso.
Estas son algunas de las aportaciones de este conjunto de aplicaciones web que nos permiten ampliar las posibilidades de nuestro trabajo.
Hay muchas más y también existen algunas limitaciones importantes que es justo mencionar:
- Seguridad
Nuestros datos son tan seguros como nuestras contraseña. Es importante entender que tal y como hace falta un acceso físico a nuestro ordenador en la nube dependemos de algo que sabemos como nuestra contraseña. Nótese que hay opciones de incrementar esta seguridad. - Privacidad
Los casos denunciados por Edward Snowden nos revelan que la supuesta privacidad de nuestra información todavía necesita ser regulada - Dependencia de una conexión a Internet
Si bien hay configuraciones que nos permiten trabajar sin conexión a Internet es importante resaltar que si perdemos la conexión nos encontraremos en la mayoría de los casos sin poder acceder a nuestros documentos
Gorka Polite